마이크로소프트 워드 사용방법: 처음 시작하는 사람을 위한 기본 사용법

화면 구성 한눈에 보기

워드를 열면 위쪽에 파일, 홈, 삽입, 그리기, 디자인, 레이아웃, 참조, 편지, 검토, 보기 탭이 나란히 있는 리본 메뉴가 보입니다. 각 탭을 누르면 관련 기능 버튼이 아이콘으로 펼쳐지며, 버튼 그룹 오른쪽 아래의 작은 화살표를 누르면 세부 대화 상자가 열립니다. 리본 위쪽 제목 표시줄에는 자동 저장 스위치와 검색 상자, 오른쪽 위에는 공유 버튼과 계정 아이콘이 있습니다.

아래쪽 상태 표시줄에는 페이지 수, 단어 수, 언어, 보기 전환 버튼(읽기 모드·인쇄 모양·웹 모양)과 확대/축소 슬라이더가 있습니다. 왼쪽의 탐색 창은 보기 > 탐색 창 을 켜거나 Ctrl+F 를 누르면 나타나며, 제목 목록으로 문서 안을 이동하거나 검색 결과를 보여 줍니다.

첫 문서 만들기와 저장하기

가장 기본이 되는 흐름은 새 문서를 열고, 내용을 입력하고, 원하는 위치에 원하는 형식으로 저장하는 것입니다. 자동 저장을 쓰려면 OneDrive 에 저장해야 한다는 점만 기억하면 됩니다.

1. 워드를 실행하면 시작 화면이 나옵니다. 새 문서 를 누르거나 이력서·보고서 같은 서식 파일을 고릅니다. 이미 워드 안에 있다면 Ctrl+N 으로 새 문서를 엽니다.
2. 내용을 입력합니다. 문단을 바꿀 때는 Enter, 같은 문단 안에서 줄만 바꿀 때는 Shift+Enter 를 누릅니다.
3. Ctrl+S 를 누르면 처음 한 번 저장 위치와 이름을 묻습니다. OneDrive 를 고르면 자동 저장과 공동 작업이 가능하고, 이 PC 를 고르면 컴퓨터 안에만 저장됩니다.
4. 파일 형식은 기본값인 Word 문서(.docx)를 쓰고, 다른 사람에게 보낼 때는 파일 > 다른 이름으로 저장 에서 PDF 를 고르거나 파일 > 내보내기 > PDF/XPS 문서 만들기 를 이용합니다.
5. 최근에 연 문서는 파일 > 열기 > 최근 항목 에 남습니다. 자주 쓰는 문서는 목록에서 핀 아이콘을 눌러 고정해 두세요.

서식은 스타일로 관리하기

글자마다 크기와 굵기를 직접 바꾸는 대신 스타일을 쓰는 것이 워드를 제대로 쓰는 첫걸음입니다. 홈 탭 가운데의 스타일 갤러리에서 제목 1, 제목 2, 본문 을 문단에 지정해 두면, 나중에 스타일 하나만 수정해도 같은 스타일이 적용된 모든 문단이 한꺼번에 바뀝니다. 탐색 창의 제목 목록과 자동 목차도 이 스타일을 기준으로 만들어집니다.

1. 제목으로 쓸 문단에 커서를 두고 홈 > 스타일 에서 제목 1 을 누릅니다. 단축키 Ctrl+Alt+1(제목 2 는 Ctrl+Alt+2, 제목 3 은 Ctrl+Alt+3)을 써도 됩니다.
2. 스타일 모양을 바꾸려면 갤러리의 해당 스타일을 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 수정 을 선택하고 글꼴·크기·색·간격을 조정합니다.
3. 본문 문단은 표준 또는 본문 스타일을 유지하고, 줄 간격과 문단 간격은 홈 > 단락 그룹의 대화 상자에서 정합니다.
4. 이미 서식이 뒤섞인 문서라면 문단을 선택해 Ctrl+Space(문자 서식 지우기)와 Ctrl+Q(단락 서식 지우기)로 초기화한 뒤 스타일을 다시 지정하세요.

페이지 설정과 목차 만들기

보고서나 논문처럼 형식이 정해진 문서는 여백·용지 방향·페이지 번호를 먼저 잡아 두는 것이 좋습니다. 제목 스타일을 써 두었다면 목차는 몇 번의 클릭으로 끝납니다.

1. 레이아웃 > 여백, 용지 방향, 크기 에서 A4 세로 등 기본 형식을 정합니다. 세부 값은 여백 > 사용자 지정 여백 에서 입력합니다.
2. 삽입 > 페이지 번호 에서 위치를 고르고, 첫 페이지에 번호를 빼려면 머리글 영역을 더블 클릭한 뒤 머리글/바닥글 > 첫 페이지를 다르게 지정 을 켭니다.
3. 목차를 넣을 위치(보통 표지 다음)에 커서를 두고 참조 > 목차 에서 자동 목차 형식을 고릅니다.
4. 내용을 고친 뒤에는 목차를 클릭하고 목차 업데이트 또는 F9 를 눌러 목차 전체 업데이트 를 선택합니다.
5. 각주는 참조 > 각주 삽입(Alt+Ctrl+F), 그림·표 설명은 참조 > 캡션 삽입 으로 넣으면 번호가 자동으로 매겨집니다.

꼭 알아 둘 단축키

워드는 단축키가 매우 많지만, 아래 것들만 익혀도 마우스 이동이 크게 줄어듭니다. 맥에서는 Ctrl 을 대부분 ⌘(Command)로 바꿔 누르면 됩니다.

• Ctrl+B 굵게 / Ctrl+I 기울임 / Ctrl+U 밑줄 / Ctrl+E 가운데 맞춤 / Ctrl+L 왼쪽 맞춤 / Ctrl+J 양쪽 맞춤
• Ctrl+Z 실행 취소 / Ctrl+Y 또는 F4 마지막 작업 반복 / Ctrl+H 찾기 및 바꾸기 / Ctrl+F 탐색 창 검색
• Ctrl+Enter 페이지 나누기 / Shift+Enter 줄 바꿈 / Ctrl+Shift+8 편집 기호(¶) 표시 켜고 끄기
• Ctrl+Shift+E 변경 내용 추적 켜고 끄기 / Ctrl+Alt+M 새 메모 / F7 편집기(맞춤법·문법 검사)
• Shift+F3 영문 대소문자 순환 / Ctrl+] · Ctrl+[ 글자 크기 1pt 씩 키우기·줄이기 / Ctrl+K 하이퍼링크
• Ctrl+P 인쇄 / Ctrl+W 문서 닫기 / Alt 키를 누르면 리본에 단축키 글자가 표시됩니다

자동 저장, 공유, 계정

오른쪽 위의 계정 아이콘으로 로그인된 Microsoft 계정을 확인할 수 있습니다. 문서를 OneDrive 에 저장하면 제목 표시줄의 자동 저장 이 켜지고, 다른 기기에서 같은 계정으로 로그인했을 때 파일 > 열기 > 최근 항목 에 같은 문서가 나타납니다. 파일 > 정보 > 버전 기록 에서는 이전 저장 상태를 열어 보거나 복원할 수 있습니다.

오른쪽 위 공유 버튼을 누르면 링크를 만들어 다른 사람을 초대할 수 있고, 편집 가능·보기 전용을 정할 수 있습니다. 함께 편집 중인 사람의 커서는 색깔 있는 깃발로 표시됩니다. 검토 의견은 검토 > 새 메모 로 남기고, 원문 수정 흔적을 남기려면 검토 > 변경 내용 추적 을 켜 두세요.

처음에 자주 헷갈리는 점

워드를 처음 쓸 때 부딪히는 문제는 대부분 눈에 보이지 않는 서식 기호 때문입니다. Ctrl+Shift+8 로 편집 기호를 켜 두면 원인이 바로 보입니다.

• 빈 페이지가 안 지워질 때: 편집 기호를 켜고 남아 있는 문단 기호(¶)나 페이지 나누기를 지웁니다. 표 뒤에 생기는 빈 문단은 글꼴 크기를 아주 작게 줄이거나 숨김 서식을 적용합니다.
• 붙여넣기 하면 서식이 깨질 때: 붙여넣은 직후 나타나는 붙여넣기 옵션에서 텍스트만 유지 를 고르거나 Ctrl+Shift+V 를 사용합니다.
• [호환 모드] 라고 뜰 때: 오래된 .doc 형식이거나 이전 버전으로 저장된 문서입니다. 파일 > 정보 > 변환 을 누르면 최신 기능을 쓸 수 있습니다.
• 자동 고침이 마음대로 바꿀 때: 파일 > 옵션 > 언어 교정 > 자동 고침 옵션 에서 첫 글자 대문자, 자동 번호 매기기 등을 끕니다.
• 표가 페이지를 넘어가면서 잘릴 때: 표를 선택하고 표 레이아웃 > 속성 > 행 에서 페이지 나누기 시 행 분리 허용 을 끄고, 머리글 행은 머리글 행 반복 을 켭니다.

자주 묻는 질문

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