마이크로소프트 365 사용방법: 구독·계정·기기 관리 기본 사용법
화면 구성: 앱, 홈 포털, 계정 페이지
마이크로소프트 365는 프로그램 하나가 아니라 여러 앱과 서비스를 묶은 구독이어서, 어디서 무엇을 하는지부터 익혀야 합니다. 문서를 만드는 일은 각 앱에서, 최근 파일을 모아 보고 웹 버전을 여는 일은 Microsoft 365 홈 포털에서, 결제와 설치·기기 관리는 계정 페이지에서 합니다. 세 곳의 역할만 구분해도 대부분의 혼란이 사라집니다.
홈 포털은 브라우저에서 microsoft365.com 으로 들어가거나 윈도우에 설치된 같은 역할의 앱으로 엽니다. 이 앱은 이름이 Office 에서 Microsoft 365 로, 다시 Microsoft 365 Copilot 으로 바뀌어 왔지만 하는 일은 같습니다. 왼쪽 막대에 홈, 만들기, 내 콘텐츠, 앱 목록이 있고 가운데에 최근 문서가 표시됩니다. 개별 앱의 화면과 기능은 마이크로소프트 워드, 마이크로소프트 엑셀, 마이크로소프트 파워포인트 가이드를 참고하세요.
- 각 앱의
파일 > 계정: 로그인 계정, 제품 정보(구독 여부), 업데이트 옵션, 테마 - 홈 포털: 최근 문서, 웹 버전 실행, 새 문서 만들기, 앱 설치(조직 계정)
account.microsoft.com: 구독 상태와 갱신일, 설치, 기기 로그아웃, 가족 공유, 결제 수단, 보안
구독 상태와 기기 관리하기
구독이 정상인지, 어떤 기기가 내 구독을 쓰고 있는지는 계정 페이지에서 확인합니다. 개인용·가족용 구독은 본인 기기에 두루 설치할 수 있지만 동시에 로그인해 둘 수 있는 기기 수에는 상한이 있습니다. 한도를 넘겨 새 기기에 로그인하면 예전 기기 가운데 하나가 자동으로 로그아웃될 수 있고, 그 기기의 앱은 다시 로그인할 때까지 읽기 중심 상태가 됩니다.
account.microsoft.com에 로그인해서비스 및 구독을 엽니다. Microsoft 365 항목에 요금제 이름과 다음 결제일 또는 만료일이 표시됩니다.- 구독 항목의 설치·기기 영역에서 현재 로그인된 기기 목록을 확인합니다.
- 중고로 판 노트북, 예전 회사 PC 처럼 더는 쓰지 않는 기기는
로그아웃을 눌러 연결을 끊습니다. 앱이 삭제되지는 않지만 그 기기에서는 더 이상 편집할 수 없습니다. 결제 및 청구에서 결제 수단이 유효한지 확인합니다. 카드 만료로 갱신이 실패하면 구독이 만료 상태로 바뀝니다.
설정 > 시스템 > 정보 에서 PC 이름을 알아보기 쉽게 바꿔 두세요.가족용 구독 공유하기
가족용 요금제는 구독 소유자가 다른 사람을 초대해 혜택을 나누는 방식입니다. 초대받은 사람은 소유자의 계정을 빌려 쓰는 것이 아니라 자신의 Microsoft 계정으로 앱을 설치하고 자신만의 OneDrive 저장 공간을 받습니다. 서로의 파일은 직접 공유하지 않는 한 보이지 않습니다.
- 소유자가 계정 페이지의
서비스 및 구독에서 Microsoft 365 가족용 항목의공유를 엽니다. 공유 시작을 눌러 이메일로 초대하거나 초대 링크를 만들어 메신저로 보냅니다.- 초대받은 사람이 링크를 열어 자신의 Microsoft 계정으로 수락합니다.
- 수락한 사람은 자신의 계정 페이지에서
설치를 눌러 앱을 받습니다. - 공유를 끝낼 때는 같은 화면에서 해당 구성원의
공유 중지를 누릅니다.
OneDrive 에 저장하고 어디서나 이어서 작업하기
구독의 절반은 저장 공간입니다. 문서를 파일 > 다른 이름으로 저장 > OneDrive 에 두면 제목 표시줄의 자동 저장 이 켜지고, 다른 PC·휴대폰·브라우저에서 같은 파일을 최신 상태로 열 수 있습니다. 실수로 덮어썼을 때는 파일 > 정보 > 버전 기록 에서 이전 상태를 되살립니다.
설치된 앱이 없는 PC 에서는 홈 포털에서 웹 버전을 열면 됩니다. 웹 버전은 기능이 간소하지만 기본 편집과 공동 작업에는 충분하고, 막히는 작업이 있으면 데스크톱 앱에서 열기 로 넘어갈 수 있습니다. 휴대폰의 Microsoft 365 앱은 문서 열람과 간단한 수정에 알맞습니다.
오피스 앱 공통 단축키
구독에 포함된 앱들은 리본 메뉴 구조와 기본 단축키를 공유합니다. 아래 키는 Word·Excel·PowerPoint 어디서나 같게 동작하므로 먼저 익혀 두면 좋습니다. 맥에서는 Ctrl 대신 ⌘ 를 쓰는 경우가 많습니다.
Ctrl+S저장,F12다른 이름으로 저장,Ctrl+O열기,Ctrl+N새 문서,Ctrl+W현재 문서 닫기Ctrl+Z실행 취소,Ctrl+Y다시 실행(직전 작업 반복으로도 동작)Alt+Q위쪽 검색 상자로 이동해 기능 이름으로 명령 찾기Alt키를 한 번 누르면 리본에 키 설명이 표시되어 키보드만으로 메뉴 실행Ctrl+F1리본 접기/펼치기,Ctrl+P인쇄 미리 보기,F7맞춤법 검사F1도움말,Alt+F4앱 종료
처음에 자주 헷갈리는 점
마지막으로 구독을 막 시작한 분들이 가장 많이 묻는 내용을 모았습니다.
- Office 와 Microsoft 365는 다른 프로그램인가요? 앱은 같습니다. 구독으로 쓰면 Microsoft 365, 한 번 구매해 쓰면 Office 영구 라이선스라고 부를 뿐입니다.
- 앱을 지우면 구독도 끝나나요? 아닙니다. 설치와 결제는 별개여서 앱을 지워도 결제는 계속되고, 구독을 해지해도 앱은 PC 에 남습니다.
- 회사 계정과 개인 계정을 한 PC 에서 같이 써도 되나요? 됩니다.
파일 > 계정에서 계정을 추가해 두면 저장 위치에 두 OneDrive 가 함께 나타납니다. 다만 편집 권한은 구독이 있는 계정 기준입니다. - 구독이 끝나면 문서가 사라지나요? 파일은 남습니다. 앱이 기능 축소 모드로 바뀌어 편집이 막히고, OneDrive 는 무료 용량을 넘긴 상태라면 새 파일을 올릴 수 없게 됩니다.
- Teams 도 포함인가요? 요금제에 따라 다르고 설치도 따로입니다. 자세한 내용은 마이크로소프트 팀즈 페이지를 참고하세요.
자주 묻는 질문
account.microsoft.com 의 서비스 및 구독 에서 Microsoft 365 항목에 다음 결제일이 표시됩니다. 정기 결제를 꺼 둔 경우에는 만료일로 표시됩니다.관리 화면에서 결제 주기나 요금제를 바꾸는 메뉴가 제공됩니다. 전환할 때 남은 기간이 어떻게 처리되는지는 화면의 안내와 공식 페이지에서 확인하세요.파일 > 계정 에서 로그아웃 후 다른 계정으로 로그인하거나 계정 전환 을 누릅니다. 맥은 앱 이름 메뉴의 로그아웃 을 사용합니다.마이크로소프트 365 다른 가이드
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